Работа с базой данных в MS Access
Работа с базой данных в MS Access
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ
НОВГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ
ИМЕНИ ЯРОСЛАВА МУДРОГО
ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И
УПРАВЛЕНИЯ
КАФЕДРА СЭММ
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2
Создание таблиц в MS Access.
Выполнила:
Студентка гр. 2873
Иванова К.В.
Проверила:
Челпанова М.Б.
Великий Новгород
2008
Цель работы:
1.
Разработать
структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы.
2.
Заполнить
таблицы записями
3.
Установить
связи между таблицами (1 – 1; 1 - ∞; ∞ - ∞)
Выполнение работы.
Сначала создадим
структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы, затем
установим связи между ними.
v
Создание структуры
таблиц.
Открыв MS Access, мы видим, что таблицу можно создать тремя
способами.
1.
Создание структуры
таблиц с помощью мастера. Здесь
автоматически обеспечиваются стандартные имена и типы данных полей таблицы. Для
создания нужно выполнить следующие действия:
ü
Из списка образцов таблиц
выбрать прототип таблицы, которая похожа на создаваемую таблицу, а из списка
образцов полей – поля таблицы, с помощью кнопки > разместить их в списке полей новой таблицы. Сформировав список полей - <Далее>.
ü
В окне с запросом о
задании имени таблицы указать способ определения ключа.
ü
Если в БД уже существуют
созданные ранее таблицы, то на этом шаге появится запрос на создание связей
новой таблицы с существующими. В появившемся диалоговом окне выбираем один из
возможных типов связей и ОК.
ü
Выбор режима дальнейшей
работы: изменить структуру таблицы, ввести данные в таблицу или ввести данные
непосредственно в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером. После выбора
режима <Готово>.
2.
Создание структуры
таблиц с помощью Конструктора.
ü
Создание имен полей, типов
полей. В этом режиме в верхней части окна находится таблица, в которую
заносятся: Имя поля, Тип данных, Описание.
ü
Сохранение таблицы. Меню –
Файл – Сохранить. Ввести название таблицы. После этого появится сообщение о
создании первичного ключа.
ü
Создание ключевого поля.
Выделить необходимое поле. Команда Правка – Ключевое поле. В таблице
напротив этого поля появится ключ, что означает, что данное поле является
ключевым.
ü
Заполнение таблицы. Из
режима Конструктора переходим в режим таблицы (Вид – Режим таблицы) и заполнить
ее.
3.
Создание таблицы
путем ввода данных. Этот
способ является более простым и наглядным
ü
В появившемся окне
находится созданная по умолчанию таблица, в которой содержится 10 столбцов и 20
строк. Ввести данные.
ü
Сохранение таблицы. Меню –
Файл – Сохранить. Ввести название таблицы. После этого появится сообщение о
создании первичного ключа. Выбрать Нет. При сохранении
таблицы под указанным именем лишние строки и столбцы автоматически уберутся.
ü
Создание ключевого поля.
Чтобы определить Код как ключевое, нужно перейти в режим Конструктора – команда
меню Вид – Конструктор. Выделить поле Код Правка – Ключевое поле.
ü
Все изменения структуры таблицы проводятся в режиме
Конструктора. Необходимо проверить верно ли выбраны типы данных.
v
Создание связей между
таблицами.
Связывание таблиц. При
этом необходимо закрыть все таблицы БД. Выбрать команду Сервис – Схема
данных. В появившемся диалоговом окне Схема данных добавить таблицы, которые нужно связать: Связи –
Добавить таблицу. В окне Добавление
таблиц выбрать связываемые
таблицы и нажать Добавить. Закрыть окно. В окне диалога Схема данных появятся связываемые таблицы. Выбрать поле связи
(ключевое поле) в первой таблице и, не отпуская переместить его в
соответствующее поле другой таблицы. На экране появится окно Изменение связей. Здесь необходимо проверить правильность имен
связываемых полей и установить обеспечение целостности данных. Связи между
таблицами устанавливаются только на основании совпадающих полей. У них должен
совпадать тип данных.
Условие целостности
данных – это набор правил,
используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Они
делают невозможным случайное удаление или изменение связей данных.
Ограничения:
1.
Невозможно ввести в поле
внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле
главной таблицы. Но можно вводить пустые значения, показывающие, что записи не
связаны.
2.
Нельзя удалять записи из
главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.
3.
Нельзя изменять значение
ключевого поля в главной таблице, если имеются записи, связанные с этой
записью.
Чтобы преодолеть
ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом
целостность данных, нужно включить режимы каскадного обновления и каскадного
удаления. При установленном флажке Каскадное обновление связанных полей изменение значения в ключевом поле главной таблицы
приводит к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех
связанных таблицах. При установленном флажке Каскадное удаление связанных записей удаление записи в главной таблице приводит к
автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице. Эти флажки
устанавливаются в окне диалога Изменение
записей только после
установки опции Обеспечение целостности данных.
Затем нажать кнопку Создать.
После этого окно Схема данных примет иной вид.
В MS Access существует 4 типа связей:
Ø
«один-к-одному» - одной записи в одной таблице соответствует
одна запись в другой таблице. (В нашем случае это связь между таблицами Виды
услуг и Расценка на заработную плату.)
Ø
«один-ко-многим» - каждая запись главной (первой) таблицы может
быть связана с любым числом записей второй таблицы. Но каждая запись второй
таблицы может быть связана не более чем с одной записью первой таблицы. (У нас
так связаны таблицы Расценка на з/п, Косметические средства, Посетители и
Исполнители с таблицей Спрос на услуги салона.)
Ø
«многие-к-одному» - также как предыдущая связь. (У нас так
связана таблица Спрос на услуги салона с таблицами Расценка на з/п,
Косметические средства, Посетители и Исполнители.)
Ø
«многие-ко-многим» - каждая запись главной таблицы может быть
связана с любым числом записей другой таблицы. И наоборот. Эта связь
представляет собой две связи 1 - ∞ через третью таблицу. Для этого выполняются следующие
действия: создается третья (связующая) таблица с полями, описание которых
совпадает с описанием ключевых полей в каждой из двух связываемых таблиц;
определение в новой таблице ключа, содержащего все ключевые поля двух связываемых
таблиц; определение соотношения «один-ко-многим» между каждой из двух таблиц и
связующей таблицей. (В нашем случае это связь между таблицами Посетители и Виды
услуг через Вспомогательную)
Изменение
существующей связи. Закрыть
все таблицы, затем нажать Схема данных на панели инструментов. Если
таблицы, связи между которыми требуется изменить, не отображаются в окне
диалога Схема данных, нажать кнопку Отобразить таблицу, выбрать
нужную таблицу и нажать Закрыть. Далее установить указатель на линию
связи, которую требуется изменить и, дважды щелкнув мышью, внести изменения в
открывшемся окне Изменение связей.
Удаление связи. Нажать Схема данных, выделить мышью линию связи, которую нужно удалить.
Нажать клавишу <Delete>.
Вывод: мы научились разрабатывать
структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы, и
устанавливать связи между этими таблицами.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 3
Разработка форм.
Цель работы:
1.
На основе
имеющихся таблиц
2.
Создать составную
форму для редактирования записей таблиц нашей базы данных, используя режим
Мастера.
3.
В режиме
Конструктора создать форму для одной из таблиц, провести в ней расчеты,
используя построитель выражений.
Выполнение работы.
В MS Access
существует два формата отображения содержимого таблицы – в виде таблицы и в
виде формы. Формы являются мощным и гибким средством предоставления информации.
Она позволяет объединить поля в группы по определенным признакам, что облегчает
восприятие информации.
Форму можно задать тремя различными
способами:
1.
При
помощи автоформы на основе таблицы
2.
При
помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц. Мастер задает подробные
вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает
форму на основании полученных ответов.
3.
Вручную в
режиме Конструктора.
Для создания в MS Access формы любыми из этих способов на
начальном этапе нужно:
ü
Открыть
окно базы данных
ü
Активизировать
категорию «Формы»
ü
Кнопка Создать
ü
В окне Новая
форма выбрать требуемый вариант из списка способов создания форм.
Для создания Автоформы выделить имя
таблицы и в меню – Вставка – Автоформа.
Создание формы с помощью Мастера
аналогично работе с мастером при создании таблиц: сначала выбирается таблица,
из нее – нужные поля для формы, затем выбирается внешний вид формы, стиль
формы, и задается имя формы.
Любая форма, необходимая
пользователю, может быть создана с помощью Конструктора. Кроме этого, с
помощью этих форм можно производить вычисления, располагая в них вычисляемые
поля. После выбора способа создания формы Конструктор появляется окно
формы. В этом окне, разбитом на клетки, содержится лишь Область данных.
Также форма может содержать область заголовка, примечания и нижний и верхний
колонтитулы. Для добавления этих областей команды меню – Вид – Заголовок –
Примечание формы и Вид – Колонтитулы. Справа и снизу расположены
полосы прокрутки. Область формы, в которой производится построение, можно
изменить, перетаскивая правую и нижнюю границы указателем мыши.
Для разработки собственно формы
необходимо вывести на экран панель инструментов меню – Вид – Панель
элементов.
В панели инструментов содержится
множество элементов управления: надписи, поля, поля со списком, кнопки, флажки,
переключатели и т.д.
|