Законодательная и нормативная регламентация документирования трудовых правоотношений 
Проект приказа по личному
составу, обычно, согласовывается со всеми заинтересованными в данном вопросе
должностными лицами. Предусмотрено обязательное визирование таких приказов
руководителем кадровой службы.
Приказа по личному составу
обязательно регистрируются в книге (журнале) регистрации или регистрационных
карточках.
Первые экземпляры приказов
о приеме на работу, а также приказы о переводе, увольнении, изменении фамилии
подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу).
Приказы по личному составу, согласно КзоТу РФ, доводятся до сведения работников
под расписку.[26]
После подписания
руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего
заводится личная карточка (форма № Т-2), необходимая для анализа состава и
учета движения кадров.
Основанием для записей
являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет,
документы об образовании и др.). Все последующие изменения в
анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно
отражаться в личной карточке.
Срок хранения приказов по
личному составу (кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании
сотрудников (они хранятся 3 года)) и личных карточек (форма № Т-2) – 75 лет.[27]
Затем на всех сотрудников
фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего
обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2)
оформляется личное дело.
Личное дело – это
совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его
трудовом стаже.[28]
Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосудар-
ственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их
формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих
работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело
группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии –
все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на
предприятии.
На документы личного дела
составляется внутренняя опись.
Личные дела
учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.
В отделе кадров
хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников
должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.[29]
Таким образом,
прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов:
заявления; при необходимости – анкеты; трудового договора (контракта); приказа
о приеме на работу, личной карточки (форма № Т-2), и если это необходимо,
оформляются личные дела (после издания приказа о приеме на работу).
2.
Правовое
регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнение работников.
Перевод на другую работу
осуществляется, как правило, с согласия работника.
Основанием для
перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. В разрешенных
законом случаях, например, при производственной необходимости или в случае
простоя[30],
согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются:
докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной
деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной
перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией.
Перевод на другую
работу оформляется приказом по личному составу. Где указывается новая должность
и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием
продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ
РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).
Затем изменения,
связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку,
в личную карточку формы
№ Т-2 и/или личное дело, в лицевой счет по заработной плате.
Увольнение
работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ РФ,
на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением
срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии
акта о нарушении трудовой дисциплины и т.п.[31]
Увольнение
работников оформляется приказом по личному составу, где указывается причина увольнения,
согласно статьям КЗоТа РФ. Затем делаются записи в трудовой книжке и в личной
карточке (формы № Т-2) и/или личном деле.
При увольнении
работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка)
и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное
дело, после помещения в него приказа об увольнении, закрывается и
обрабатывается для передачи в архив на долговременной хранение.
Таким образом, на
предприятиях, в учреждениях, организациях документация, сопровождающая такие
процессы движения кадров как прием, перевод и увольнение работников,
должна обязательно оформляться и
вестись в соответствии с общегосударственными законодательными и нормативными
актами, важнейшим из которых является КЗоТ РФ.
3. Ведение трудовых книжек
работников.
Согласно статьи
39 КЗоТ РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой
деятельности рабочего или служащего.[32]
Трудовые книжки
ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных
и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они
подлежат государственному социальному страхованию.
Лица,
проступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую
книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой
книжки не допускается.
При оформлении на
работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда
трудовая книжка не предъявляется.
Лица, поступающие
на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем
занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядом Вооруженных Сил –
военный билет. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем
месте работы, должны быть заверены
подписью руководителя или
работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц,
поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного
срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме,
переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях.
Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при
увольнении – в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.
Порядок
заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в «Инструкции о
порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях».[33]
В соответствии с
Инструкцией в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе;
сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.
При оформлении
трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о
работнике. Указываются фамилия, имя, отчество работника и дата его рождения;
образование; профессия или специальность. После указания даты
заполнения трудовой книжки работник
своей подписью заверяет
правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное
за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать
кадровой службы).
Сведения о работе
включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение.
Раздел «Сведения
о работе» представляют собой таблицу из 4-х граф: графа 1 - № записи, графа 2 –
дата (число, месяц, год), графа 3 – сведения о приеме на работу, о переводах на
другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт
закона); графа 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и
номер).
Записи о причинах
увольнения должны производиться в трудовой книжки в точном соответствии с
формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую
статью, пункт закона.
При увольнении
рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные
в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются
подписью руководителя организации или начальника отдела кадров и печатью.
Организация
обязана выдать работнику его трудовую книжку
в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.
Если работник
выходит на пенсию, то производится «на основании списка работников пенсионного
возраста подборка трудовых книжке. По данным личной карточки и трудовой книжки
уточнение общего стажа работы, в том числе стажа непрерывного и льготного.
Регистрация заявления работника. Консультации уходящего на пенсию. Запись в заявление
о предоставляемых документах. Заполнение и подпись «Представления». Комплектование
документов для представления в органы социального обеспечения. Запись в книгу
учета лиц, уходящих на пенсию.»[34]
В трудовой книжке
органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена» в разделе «Сведения
о назначении пенсии».
В тех случаях,
когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая
книжка дополняется вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и
ведется в том же порядке, что и трудовая книжка и без нее он недействителен.
Работник,
отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и
вкладышей к ним, бухгалтерией ведется – приходно-расходная книга по учету
бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При получении трудовой книжки в
связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в
книге учета. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена
подписью и печатью.
В случае
выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на
другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправления
производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая
запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом
необходимую помощь.
При наличии в
трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии
признанной недействительной; при потере трудовой книжки или если она пришла в
негодность по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача
дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту
работы.
С целью
обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные
трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.[35]
Таким образом,
правильное оформление, ведение и хранение трудовых книжек играет огромную роль
в жизни каждого человека, так как это важнейший документ, подтверждающий
трудовую деятельность работника.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.
Совокупность документов, в которых
зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией
по личному составу (кадрам, персоналу).
Эти документы
являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности
при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.
Обязательное
ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими
общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о
труде Российской Федерации[36],
Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и
организациях[37],
Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием
сроков хранения[38],
Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров[39] и другими.
Следовательно,
одной из наиболее важных функций кадровой
службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами)
является правильное документирование трудовых правоотношений.
В частности
большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода,
увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам,
формулировкам действующего законодательства.
Таким образом,
процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются
посредством работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются
трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.
«Одним из основных
правовых институтов законодательства о труде является трудовой договор. С его
помощью граждане реализуют свою способность к труду, определяют основные и
дополнительные условия труда, а также прекращают трудовые отношения».[40] Он составляется в двух подлинных
экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у
работника.
Каждый пункт
приказа по личному составу – правового акта,
издаваемого по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с
администрацией предприятий, учреждений и организаций[41] - должен быть сформулирован в
строгом соответствии с требованиями Кодекса законов о труде Российской Федерации.
Важнейшим документом
по личному составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться и
в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и нормативными
актами Российской Федерации, в частности с КЗоТ РФ и Инструкцией о порядке
ведения трудовых книжек.
Согласно статье 2
КЗоТ РФ каждый работник имеет право на судебное разбирательство, защиту.[42] Следовательно, любой
работодатель может оказаться в положении ответчика, а работодатель, не
соблюдающий трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело.
В результате
этого, ясно, что и в интересах работника и в интересах работодателя –
правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление,
ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет
возможность осуществлять наиболее рациональное
распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять
степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник
более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения
производительности своего труда.
Список источников и
литературы.
I.
Источники.
1.
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на
предприятиях, в учреждениях и организациях//Бюллетень Госкомтруда СССР. – 1986.
- № 1.
2.
Типовые нормы времени на
работы по комплектованию и учету кадров (Утверждены Постановлением Госкомтруда
СССР и Президиума ВЦСПС от 14.04.1985г. № 95/9 – 18). – ЦБНТ Госкомтруда СССР.
– М., 1988.
3.
Перечень типовых
документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и
других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения:
Главное Архивное Управление при Совете Министров, ВНИИДАД – М., 1989.
4.
Распоряжение мэра Москвы
от 19.10.93 № 595-рм «Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых
объединением «Мосгорархив» за нарушение действующего законодательства по архивному
делу».
5.
Кодекс законов о труде (с
изм. и доп. на 01.12.94) – М.: изд-во Брандес, 1994.
6.
Федеральный закон «Об
информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24 – ФЗ//Собрание
законодательства РФ, 1995 № 8.
II.
Литература
1.
Андреева В.И.
Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ).-
М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 1994.
2.
Иритикова В.С. Приказ по
личному составу//Секретарское дело. – 1997. - № 1 – с. 20-27
3.
Комментарий
законодательства о трудовом договоре. – М.: Юрид. Лит-ра, 1994.
4.
Кузнецова Т.В. и др.
Секретарское дело /Т.В. Кузнецова, Г.А.Серова, В.И. Андреева, Н.А. Литвинцева. –
М.: журн. «Секретарское дело», 1996. – 490 с.: им. – (Спец. вып. Журн. «Секретарское
дело»).
5.
Пустозерова В.М., Соловьев
А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 1996.
6.
Стенюков М.В. Документы.
Делопроизводство: Прктич. Пособие по документационному обеспечению деятельности
предприятия. М.: Приор, 1996.
[1]Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело. –
1996 - № 4(2). – с. 9.
[2] Распоряжение мэра Москвы от 19.10.93 № 595-рм «Об утверждении размеров
штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив» за нарушение
действующего законодательства по архивному делу».
[3] Кодекс законов о труде Российской Федерации (с измен. и доп. на
01.12.94), - М., 1994. – 94 с.
[4] Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в
учреждениях и организациях//Бюллетень Госкомтруда СССР. – 1986. - № 1.
[5] Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров
(Утверждены Поставновлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 11.04.95 №
95/9-18) – ИБНТ Госкомтруда СССР. – М., 1988. 45 с.
[6] Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор,
1996. – 126 с.
[7] Кузнецова Т.В. Указ. соч. – с. 9-24
[8] Иритикова В.С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. –
№ 1. – с. 20-27
[9] Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»
от 20.02.95 №24 – ФЗ//Собрание законодательства РФ, 1995, № 8
[10] Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по
документационному обеспечению деятельности предприятия. – М. Приор, 1996. – С.
69
[11] Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.:
Приор, 1996. – с.4.
[12] Там же. – с. 3.
[13] Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами// Секретарское дело. –
1996. - №4(2). – с. 12.
[14] Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01.12.94) – М.:Изд-во
Брандес, 1994 – Ст.15.-с.6.
[15] Комментарий законодательства о трудовом договоре. – М.:Юрид.лит.,
1994. – с.8.
[16] Там же. – с.20.
[17] Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Указ. соч. – с. 21-22
[18] Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01.12.94) – М.:Изд-во
Брандес, 1994. – ст. 21. – с.8.
[19] Там же. – Ст. 22. – с.8.
[20] Там же. – статья 17, стр. 7
[21] Кузнецова Т.В. Указ. соч. – с. 15 – 16.
[22] Стенюков М.В. Указ. соч. – с. 70.
[23] Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Указ. соч. – с. 21.
[24] Иритикова В.С. Приказ по личному составу // Секретарское дело. – 1997.
- № 1. – с. 20.
[25] Секретарское дело/Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева В.И.,
Литвинцева Н.А. – Спец. выпуск журнала «Секретарское дело», М. 1996. – с. 135
[26] Кодекс законов о труде РФ (с изм. и допол. На 01.12.94) – Ст. 18, с.
7.
[27] Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием
сроков хранения. – М.: Главное Архивное управление при Совете Министров,
ВНИИДАД, 1989. – с. 504 – с.68.
[28] Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело. –
1996. - № 4(2). – с.17.
[29] Перечень типовых документов…с указанием сроков хранения. – М.: Главное
Архивное Управление при Совете Министров, ВНИИДАД, 1989. – ст. 4988, 500 – с.67-68.
[30] Кодекс законов о труде РФ (с измен. и дополн. На 01.12.94) – М.:
Изд-во Брандес, 1994 – Ст. 26, 27. – с.9-10
[31] Там же. – статьи 29, 31, 32, 33 – с. 10-13
[32] Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01.12.94). М.: Изд-во
Брандес, 1994. – ст. 39. – с. 15
[33] Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в
учреждениях и организациях//Бюллетень Госкомтруда СССР. – 1986. - № 1.
[34] Типовые формы времени на работы по комплектованию и учету кадров/Утверждены
Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 11.04.85. № 95/9-18. –
ЦБНТ Госкомтруда СССР. – М., 1988. – с.17
[35] Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием
сроков хранения. – М.: Главное Архивное Упр-е при Совете Министров, ВНИИДАД,
1989. – ст. 524 – стр.71
[36] Кодекс законов о труде РФ (с изм. и допл. На 01.12.94). – М.: изд-во
Брандес, 1994. – 94 с.
[37] Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в
учреждениях и организациях//Бюллетень Госкомтруда СССР. – 1986. № 1
[38] Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов,
министерств… с указанием сроков хранания. М.-:Главное Архивное упр-е при Совете
Министров, ВНИИДАД, 1989. – 268 с.
[39] Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету
кадров//Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР. И Президиума ВЦСПС от
11.04.85. № 95/9-18- ЦБНТ Госкомтруда СССР. – М., 1988. – 45 с.
[40] Комментарий законодательства о трудовом договоре. – М. Юрид. Литер.,
1994. – с.3.
[41] Иритикова В.С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. №
1. – с. 20
[42] Кодекс законов о труде РФ (с изм. и доп. на 01.12.94) – М.: Изд-во
Брандес, 1994. – 94 с.
Страницы: 1, 2
|
