Должностные обязанности секретаря-машинистки

Должностные обязанности секретаря-машинистки

       Должностные обязанности секретаря – машинистки.

       Должностная инструкция – главный организационно –правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря.

       Должностная инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкции. Поэтому к её составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те Вы и имеете.

       Секретарь должен знать:

-         постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации делопроизводства;

-         государственную систему документационного обеспечения управления;

-         стандарты Унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

-         структуру организации;

-         организацию делопроизводства в организации;

-         схемы документооборота;

-         порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

-         сроки и порядок сдачи дел в архив;

-         системы организации контроля за исполнением документов;

-         оргтехнику и др. средства механизации управленческого труда;

-         основные экономики, организации производства, труда и управления;

-         законодательства о труде и охране труда РФ;

-         правила внутреннего трудового распорядка;

-         правила и нормы охраны труда, техники безопасности производственной санитарии, противопожарной защиты.

Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки фактически аналогичны с добавлением машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик. Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

-         выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её подразделений;

-         получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручению; организует телефонные переговоры руководителя;

-         принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;

-         следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

-         передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

-         печатает по указанию руководителя различные материалы;

-         ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после её рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

-         принимает документы на подпись руководителю;

-         организует прием посетителей, содействует оперативности и выполнению просьб и предложений работников;

-         формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность в установленные сроки и сдает в архив.

Должен знать:

-         постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации делопроизводства;

-         руководящий состав организации и её подразделений;

-         машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печати различных документов;

-         правила печатания деловых писем и использования типовых форм;

-         правила эксплуатации организационной техники;

-         стандарты, унифицированные системы организационно-распорядительной документации;

-         основы организации труда;

-         законодательство о труде и охрана труда РФ;

-         правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.