Культура деловых отношений

первый взгляд.

Правила приветствия

Во всех странах мира, в цивилизованном обществе люди при встрече

приветствуют друг друга, выражая этим симпатию и доброжелательность. После

приветствия обычно следует непродолжительная беседа. Приветствие

сопровождается словами и действиями — рукопожатием, поклоном, целованием

руки, снятием шляпы.

Согласно существующему этикету, первым приветствует:

. · мужчина женщину;

. · молодой человек — более пожилого;

. · человек, занимающий более низкую ступень в общественной иерархии,

— того, кто находится на более высокой ступени.

Если встречаются две женщины, одна из которых находится в обществе

мужчины, а другая одна или в обществе другой женщины, то согласно этикету

вначале здоровается первая. Женщина также первой приветствует мужчину, если

она его обгоняет. При встрече супружеских пар первыми здороваются женщины,

потом мужчины приветствуют женщин, а после этого — друг друга.

Если к сидящему мужчине подходит женщина или старший по возрасту

мужчина, то сидящий должен встать, приветствуя их. Однако, если они

проходят мимо, достаточно лишь чуть приподняться.

Тот, кто подходит к стоящему, приветствует его первым. Первым также

приветствует общество опоздавший, даже в том случае, если это женщина. На

официальных приемах, в гостях прежде всего приветствуют хозяйку и хозяина.

Очень неловко выглядит долгая пауза при встрече. Поэтому не следует

слишком много времени тратить на «оценку» различий в возрасте или в

социальном статусе человека, особенно, если они не очевидны. Не надо

бояться поздороваться первым. Следуйте в таких ситуациях известному

афоризму: первым здоровается тот, кто лучше воспитан.

У разных народов существуют особенности в порядке приветствия. Так, в

мусульманских странах мужчина не должен первым приветствовать красивую

женщину. Если у вас нет возможности подробно познакомиться с обычаями того

или иного народа, следуйте общепринятым нормам.

Приветствие сопровождается словами — «здравствуйте» или, в зависимости

от времени суток, — «доброе утро», «добрый день», «добрый вечер». Далее

следует имя (или фамилия, титул) человека, которого вы приветствуете,

например: «Здравствуйте, Иван Иванович» или «Добрый день, господин

профессор». При менее официальном приветствии обращение опускается.

Слова приветствия произносятся четко, не слишком быстро, но и не

медленно. При этом говорящий смотрит прямо. Неприлично при приветствии

отводить взгляд в сторону, рассматривать помещение или других гостей. Слова

приветствия, как правило, сопровождаются улыбкой. Тон должен быть

обязательно доброжелательным.

Бывает, что вы не заметили человека и не поприветствовали его. Если

такое произошло, то, узнав об этом, следует извиниться.

В молодежных компаниях часто используются менее официальные слова

приветствия «привет», «салют», «здорово», что вполне допустимо. Однако,

если молодой человек или девушка оказываются на приеме или приветствуют

старших, они обязаны следовать нормам этикета. В свою очередь, и старшие,

оказавшись в молодежной компании (например, среди друзей сына или дочери),

должны использовать общепринятые слова приветствия. В противном случае они

будут выглядеть довольно нелепо.

Форма приветствия зависит от того, кого вы приветствуете. Если вы

видите человека впервые, то приветствие должно быть более сдержанным. Здесь

неуместно похлопывание по плечу, горячие объятия или поцелуи. Хотя следует

учитывать культурные нормы и традиции, которые, в зависимости от страны,

допускают большее или меньшее проявление чувств.

При приветствии незнакомого человека или при официальных встречах

недопустимо держать одну руку в кармане, облокачиваться на какие-либо

предметы, стоять, прислонившись к стене.

Приветствие знакомого человека обычно не вызывает вопросов. В этом

случае этикет более либерален. Однако и здесь важно соблюдать ряд правил:

. невежливо, увидев человека, которого вы хотите поприветствовать,

пробиваться к нему через всю комнату, расталкивая остальных;

. независимо от того, каковы ваши взаимоотношения с человеком, не

следует его слишком громко называть;

. встретив знакомого на улице, не стоит задерживать его надолго.

Лучше при желании или необходимости договориться о встрече или

звонке;

. согласно строгим правилам этикета, мужчина, встретив знакомую

женщину на улице, не должен задерживать ее после слов приветствия

(исключение составляют дружеские отношения или неотложное дело);

. женщина, встретив знакомого мужчину на улице, может остановиться

сама, чтобы обменяться с ним несколькими словами;

. при встрече в кафе или ресторане знакомых следует поприветствовать

улыбкой и кивком головы.

Если вы живете в большом доме, то вряд ли знаете всех жильцов. С теми

же, с кем сталкиваетесь часто в лифте или на остановке, следует

здороваться. В небольшом доме соседи обычно знают друг друга и приветствуют

при встрече.

Визитная карточка

До недавнего времени визитные карточки в нашей стране считались

прерогативой дипломатов и высоких должностных лиц. Но в последнее время

этот полезный обычай получает все более широкое распространение.

История использования визитных карточек достаточно глубока, но к

настоящему времени сложились определенные общепринятые нормы их применения.

В основе их лежит простое понимание, что ваша визитная карточка это то,

что остается у вашего знакомого, собеседника, делового партнера после очной

или заочной встречи с вами. Карточка должна не только содержать те

сведения, которые вы хотели бы о себе оставить, но и содействовать

сохранению у вашего партнера того имиджа, к созданию которого вы

стремитесь.

В современной практике используются деловые, личные и семейные

визитные карточки. Встречаются случаи и комбинированных визитных карточек,

содержащих как служебные, так и личные данные о ее владельце.

Как правило, визитная карточка — это прямоугольный кусок белого

полуплотного картона хорошего качества, на котором типографским способом

четко и красиво отпечатаны ваши фамилия, имя и (как правило) отчество

наряду с другими сведениями, которые вы хотите о себе сообщить. Четких

правил в отношении размеров визитных карточек нет, но обычно у мужчин они

могут быть несколько больше, чем у женщин — скажем, 90х50 мм и 80х40 мм (в

Великобритании визитные карточки женщин больше, чем у мужчин). Визитная

карточка молодой девушки может быть еще меньше — как правило 70х35 мм.

Визитные карточки больших размеров постепенно выходят из практики— с

распространением специальных альбомов для их хранения. Следует подумать о

том, чтобы карточка имела стандартный размер, и ее не пришлось подгибать

или подрезать.

Общие требования к шрифту визитных карточек заключаются в том, что он

должен быть легко читаем. Имя, как правило, выделяется легко читаемым

полужирным шрифтом слегка большего размера. Не рекомендуется использовать

сложные готические или декоративные шрифты. Нужно быть осторожным с

использованием курсивного начертания шрифтов, особенно, если у вас редкая

или труднопроизносимая фамилия или же речь идет о карточке на иностранном

языке.

Как правило, визитная карточка должна иметь черный текст на белом

фоне, напечатанный поперек карточки без каких-либо рамок или завитушек. В

последнее время типографии предлагают широкую гамму цветных карточек,

карточек на пластмассе или даже на коже, но нормы строгого этикета не

рекомендуют далеко отходить от черно-белой гаммы. Предпочтительней

сосредоточиться на выборе отменного качества бумаги, которая может быть

слегка тонирована, иметь сатинированную поверхность. Необходимо избегать и

глянцевой поверхности карточек. Цветные и необычные карточки пока остаются

уделом художников, типографов, а также коммивояжеров, работников служб

сервиса и рекламных агентов. Черная рамка на визитной карточке допускается

в знак траура.

В Украине и во многих других двуязычных странах широко применяются

двусторонние карточки — с текстом на другом языке на оборотной стороне.

Если придерживаться строгих протокольных норм, то это не совсем верно. Ведь

оборотная сторона предназначена для того, чтобы на ней можно было бы

сделать какие-то записи. Если есть возможность, нужно заказать отдельные

карточки на русском и иностранном языках. Но тем не менее двусторонние

карточки вполне допустимы — главное соблюсти правила написания карточек на

иностранном языке.

Деловые визитные карточки — это неотъемлемый атрибут современного

делового общения. Первое представление, как правило, начинается с обмена

визитными карточками. Особое значение они имеют при общении с иностранцами,

людьми, не говорящими на нашем родном языке. На деловой визитной карточке

должны быть четко обозначены фамилия и имя (отчество), название фирмы или

организации и должность, полный почтовый адрес и другие сведения. Также на

ней вполне уместно использование логотипа фирмы или организации. У

государственных чиновников, депутатов на визитной карточке может находиться

изображение государственного флага или герба.

Деловая визитка может содержать указания на звание или титул, сферу

ответственности в рамках организации, номера телефона (телефонов), факса,

телекса, электронной почты. Если сменился телефон, то можно аккуратно

вписать новый номер, зачеркнув старый. Зачеркивать и вписывать новое

наименование должности считается дурным тоном — следует позаботиться о том,

чтобы как можно скорее заказать новые визитные карточки.

Деловая визитная карточка без адреса также не соответствует нормам

этикета (исключение составляют дипломаты и высшие государственные

должностные лица). Если меняется адрес, и еще неизвестны новые телефоны, то

лучше указать официальный адрес организации, телефон секретариата или

канцелярии.

В случае, если организация имеет несколько филиалов, то на деловых

визитных карточках ее представителей могут быть указаны несколько адресов.

Деловые визитные карточки сотрудников магазинов, предприятий сферы

услуг и т. п. по своему оформлению могут отходить от строгих норм этикета —

по сути дела это не только информационная, но и рекламная продукция. На

таких карточках на обороте может быть помещена небольшая схема

окрестностей, на такой карточке можно встретить фотографию ее владельца,

красочный символ, девиз фирмы.

Разновидностью деловой и личной визитки является комбинированная

визитная карточка, где наряду со служебным адресом (в левом нижнем углу)

указывается и домашний адрес (в правом нижнем углу). Такие карточки уместны

для научных и творческих работников, которые часто работают дома. Женщины,

как правило, не указывают на таких карточках свой домашний адрес,

ограничиваясь номером телефона.

Визитные карточки широко используются для выражения добрых чувств,

поздравлений, соболезнований и т.д.

Вполне уместно вложить в конверт визитную карточку вместе с

поздравительной открыткой или небольшим письмом. На карточке, как правило,

простым карандашом можно приписать несколько слов обычно в третьем лице:

«Поздравляет с юбилеем» или «Желает скорого выздоровления».

Визитная карточка с парой теплых слов, приложенная к букету цветов —

это высокоценимый жест признательности артисту, художнику или просто

доброму знакомому в особый для него день.

Широко применяются стандартные сокращения французских слов. Как

правило, такие краткие надписи делаются простым карандашом в левом нижнем

углу карточки.

p.r.(Pour remercier) выражение благодарности

p.f.(Pour feter) поздравление по случаю праздника

p.f.c.(Pour faire connaissance) выражение удовлетворения знакомством

p.f.N.A.(Pour feter Nouvel An) поздравление с Новым годом

p.p.c.(Pour prendre congre) прощание при окончательном отъезде

p.c.(Pour condoleance) выражение соболезнования

p.p.(Pour presenter) по случаю представления

Деловое письмо

Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где

уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка

является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению

следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем

официальнее должен быть стиль письма.

Структура письма

С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается

дата отправления с указанием месяца буквами, например: 10 мая 1999 г.

Принятые у нас сокращения 10.05.99 в международной переписке не

употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число – май

10, 1999.

Само письмо необходимо начинать с точного повторения в левом верхнем

углу адреса, написанного на конверте.

Еще ниже, без абзаца, сразу у поля опять же с левой стороны пишут

вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов:

· «Дорогой г–н (или г–жа) + фамилия»;

· «Дорогой доктор + фамилия»;

· «Господа»;

· «Уважаемые господа»;

· «Уважаемый г–н + фамилия».

После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный

знак, как принято в нашей практике.

В официальных письмах не принято обращаться на ты. К людям, занимающим

достаточно высокие посты, в таких письмах не следует обращаться на ты даже

в том случае, если в жизни вы с ними накоротке. В зависимости от степени

близости с корреспондентом обращение может начинаться словами: «Уважаемый

Джон» (имя), либо «Уважаемый Смит» (фамилия).Посылая письмо в ФРГ,

необходимо употребить обращение: «Дорогой г–н доктор (фамилия)».

А в Австрию и Швейцарию, например, достаточно написать «Дорогой г–н

доктор».

Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для

этого достаточно поставить Re: (английское in Reference to — относительно,

что касается), Русский эквивалент – «касательно» или «Kac.». Например; «Re:

В ответ на ваш телекс oт 05 мая 1999 г.».

Если письмо касается только одной проблемы, то тему письма можно

обозначить и до обращения, сразу после адреса. Если же переписка с

партнером ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае было бы

удобнее сразу после однократного обращения обозначить темы письма и этим

разбить письмо на соответствующее число блоков. Например:

Дорогой г–н Смит,

Re: О ваших предложениях по проекту «Омега»;

Неоплаченные счета №№ 28765, 54б78;

О поставках картофеля в октябре 1998 г.

Однако более современным считается способ, при котором заголовок к

тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавными буквами.

Например:

Дорогой г–н Смит,

О Ваших предложениях по проекту «Омега».

Дорогой г–н Смит,

О ваших предложениях по проекту «омега»,

Далее следует текст письма. В настоящее время все большую популярность

приобретает так называемый цельноблочный стиль, при котором абзацы не

начинаются с отступлением на 5 знаков, а даются вровень с левым полем

страницы так же, как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма,

вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Чтобы четко

отделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через 2, а

через 3-4 интервала.

Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как

Страницы: 1, 2, 3