Діловий етикет

До “комплекту” знаків вітання на відкритому повітрі входить і здіймання головного убору чоловіками. Такий етикетний знак поширений переважно серед європейських народів. Капелюх рекомендується здіймати рукою, протилежною до людини, повз яку проходять. Беруть його спереду-згори за наголовок й описують велике півколо до висоти обличчя. Роблять це за два-три кроки до адресата, який стоїть або йде назустріч. Зодягають капелюх щойно розминувшись із адресатом.

Шапку здіймають спереду за дашок. Шапку без дашка, а також берет для привітання здіймати не заведено.

В ліфті

Коли цілком чужі особи змушені кілька хвилин порушувати інтимну (особисту) зону один одного, наприклад, для американців чи канадців це дуже незручна ситуація, тому встановлені певні правила поведінки у ліфті:

входите у ліфт і натискаєте відповідну кнопку;

просуваєтесь до найближчого вільного місця і стаєте, дивлячись у бік дверей;

коли людей стає більше, просуваєтесь, щоб дати їм місце, намагаючись нікого не торкатися. Однак, якщо дотик неможливо уникнути, то дозволено торкатися лише рукою від ліктя, в той час як тіло повинно залишатися нерухомим;

під час перебування у ліфті дивіться лише вгору, на висвітлені числа на дверях або на стіну, але в жодному випадку не комусь прямо у вічі;

не починайте у ліфті розмову з незнайомими.

Справа підслуховування

Ділові розмови і переговори, як правило, - справи приватного характеру, тому учасники таких ділових контактів не бажають, щоб хтось підслуховував їх розмову. А щоб взнати, чи дійсно сторонній слідкує за переговорами, можна скористатися мовою тіла. Якщо зауважили, що до вашої розмови хтось уважно прислухається, скажіть щось надзвичайне або шокуюче. Підслуховувач автоматично піднесеться в кріслі або змінить позицію тіла. Необхідно стежити за цим рухом - це означає, що людина не лише чує вашу розмову, а й слухає вас. Найкращим способом дати зрозуміти, що ви знаєте про його підслуховування - перервати розмову на половині речення і пильно подивитися в бік небажаного слухача довгим поглядом. Якщо це не можливо, то доцільно пересісти і говорити тихіше.

Посієш вчинок - вродить звичка

Розділ 6. ГОСТИННІСТЬ, ДІЛОВІ СИТУАЦІЇ ЗА СТОЛОМ

6.1 Мета ділової гостини, основні вимоги до організації

Ділова гостина влаштовується не для розваги, а для ділового спілкування

Гостина завжди займає важливе місце у всіх культурах. Сьогодні вона набрала особливого значення у діловому світі. Прийоми ділового характеру організовуються з метою поглиблення і розширення ділових контактів, продовження переговорів, налагодження стосунків з новими партнерами, отримання необхідної інформації, презентації товару (послуги), здійснення реклами і т.д. Прийоми можуть влаштовуватися на честь іноземної делегації чи високого гостя, що прибули в країну, з нагоди прибуття голови фірми, підписання договору, ювілею подій на двохсторонній чи багатосторонній основі, національних свят, а також незалежно від будь-яких подій, у порядку повсякденної роботи.

Прийоми - форма підтримки офіційних контактів. Сучасні правила їх підготовки і проведення, норми поведінки гостей і господарів увібрали багатовікові традиції культури гостинності та застільного етикету різних народів. Ініціатива вивчення та узагальнення іноземного досвіду організації та правил етикету дипломатичних прийомів у колишньому СРСР належала відомому дипломату Ф.Молочкову. Систематизовані ним принципи й норми проведення дипломатичних прийомів лежать в основі діючої протокольної практики багатьох пострадянських країн, у тому числі й України.

Отже, прийоми є своєрідним засобом ділового спілкування, який також вимагає дотримання певних норм і правил поведінки. Ділові прийоми поділяються на денні (“бокал шампанського”, “бокал вина”, діловий сніданок, ланч і павер-ланч) та вечірні, з розсаджуванням за столом і без розсаджування: коктейль-фуршет, чай, жур-фікс, обід, обід-буфет, вечеря.

Багаторічна міжнародна практика встановила види ділових прийомів, методи їх підготовки, діловий етикет, якого дотримуються учасники прийомів.

За змістом ділові прийоми бувають трьох видів:

відбуваються на нейтральній території для того, щоб познайомитися краще;

це робоча гостина, на якій учасники погодилися обговорити ділові справи і яка має свій протокол;

у приємній атмосфері поглиблюються ділові знайомства.

Можливо, видаватиметься дивним поєднання бізнесу з гостиною, однак вона має свою мету. Адже під час обіду партнери прагнуть пізнати один одного як не ділову особу за робочим столом, а як звичайну людину із своїм способом міркування та власною поведінкою. Тут мова йде про значно більше, ніж наповнити шлунок, і значно важливіше, ніж поговорити про ділові справи. Щоб це підтвердити, наведемо простий приклад. Керівник однієї фірми мав двох кандидатів на одну вакантну посаду. Обидва були кваліфіковані, мали однаковий досвід. Щоб вирішити це питання вибору, керівник запросив обох в ресторан на обід. Коли підійшов офіціант, перший кандидат почав своє замовлення з другої страви, а потім замовив суп, солодке і тоді повернувся до салату. Другий кандидат замовив все по-порядку: суп, салат, друге, солодке. Саме в цій ситуації керівник побачив, що перший кандидат є особою хаотичною, яка не вміє вирішувати проблему впорядковано. Другий кандидат вирішив це питання логічно, крок за кроком, тому і був прийнятий керівником на вакантну посаду.

Кожний прийом потребує ретельної підготовки. Перш за все, узгоджується питання, від імені кого влаштовується протокольний захід. Залежно від цього й визначається його вид і характер, час і місце проведення, складається список запрошених, заздалегідь розсилаються запрошення, складається меню і план розсаджування гостей за столом. Необхідно передбачити тривалість заходу (залежно від його характеру, традицій і звичаїв країни), вирішити, хто зустрічає гостей біля входу, знайомить із розсадкою й супроводжує до зали. Важливо також передбачити місце, де господар, від імені якого проводиться прийом, зустрічає гостей, хто і як представляє йому запрошених.

Особлива увага повинна надаватись підготовці приміщень, сервіруванню столів, інструктажу офіціантів, які будуть обслуговувати прийом. Розміри приміщень, де влаштовується ділова гостина, повинні відповідати кількості запрошених і можливостям обслуговування.

Насамперед потрібно якомога раніше замовити столик у ресторані. Щоб зробити акцент на тому, що це ділова зустріч або переговори, організаторам ділової гостини доцільно завчасно поспілкуватися з адміністратором ресторану стосовно вибору залу (для курців чи некурців), меню, розсаджування гостей.

У випадку, якщо на діловій зустрічі в ресторані буде присутній перекладач, адміністратор повинен порадити страви спеціально для нього. Адже через постійне ведення розмови перекладачеві доводиться їсти нашвидкуруч. Тому такі страви мають бути «легкі» та «зручні», для яких використовується мінімум столових приборів.

Меню на діловим гостинах має мати національний колорит. Всі страви повинні бути смачними і красиво сервірованими. На прийомах прийнято використовувати посуд високої якості: кришталь, порцеляну, срібло. Живі квіти на столах і у вітальні надають приміщенням святковості і комфорту. Інколи квіти підбирають так, щоб вони відповідали кольору національного прапора країни високого гостя. На довгий стіл ставлять довгі букети, на круглий (американський спосіб розстановки столів) - букети, не вищі очей людей, що сидять. Для ділової зустрічі варто обирати такі букети, які б не заважали бачити обличчя усіх учасників гостини.

При визначенні дати прийому варто передбачити, що ділова гостина не організовується у святкові та неробочі дні, а також у дні національного трауру (а призначені раніше в цьому випадку відміняються). Чим чисельніший прийом, тим раніше доцільно запросити гостей, щонайменше за 10 днів.

На прийом гостей запрошують письмово. Якщо запрошення має дуже формальний характер, його друкують на спеціальних картках або листівках. Такий спосіб інформування дуже поширений в англійців. У письмовому запрошенні обов'язковою є інформація про:

назву організації, яка влаштовує прийом або є його спонсором;

вид події (ділова зустріч, офіційні збори тощо);

місце проведення, адресу;

дату і час проведення;

номер контактного телефону, ім'я або посада особи-організатора (відповідальної, контактної людини);

особливості одягу (фраки, краватки, вечірні сукні тощо) [10].

Якщо організовується ділова гостина високого рівня, то в запрошенні вказується форма одягу. Англійці інколи пишуть вираз “Undress” (без одягу), але це означає не запрошення на пляж, а те, що можна прийти в повсякденному одязі.

Обов'язковою абревіатурою в запрошенні на ділову гостину є позначення “R.S.V.P. ” (Respondez s'il vous plait = Please Reply) - будь ласка, дайте відповідь. Відмовитись від запрошення на прийом можна лише через поважну причину. Такими причинами можуть бути, наприклад, службові справи (відрядження, важлива ділова зустріч і т.д.), погане самопочуття. Зауважимо, що лише жінка може відмовитись від запрошення через легке нездужання, мужчина може відмовитись лише у випадку серйозної хвороби.

Співтрапезнику личить прилучитися не тільки до їжі, вина і ласощів, а й до розмов, жартів і веселощів, які приводять до взаємної дружньої згоди.

Плутарх

6.2 Організація і проведення прийомів з розсаджуванням

Витончені манери - це дрібні самопожертви

Після того, як визначено склад учасників прийому, розіслані запрошення, обрано приміщення, складається план розсаджування гостей. Основними варіантами цього процесу можуть бути наступні:

Присутні тільки чоловіки: господар прийому і почесний гість очолюють стіл;

Присутні чоловіки і жінки: господар прийому і його дружина очолюють стіл (місця жінок вказані);

Присутні тільки чоловіки: господар прийому очолює П-подібний стіл;

Присутні тільки чоловіки: господар прийому очолює Т-подібний стіл.

Для прийомів з розсадкою обираються столи різної форми. При цьому треба враховувати, що мінімальний простір для одного гостя за столом - 70 см. Комфортним для проведення неофіційного прийому вважається круглий стіл, який створює атмосферу неофіційності та невимушеності. За таким столом жодний із гостей не здається головуючим і жодний не опиниться з краю, що особливо важливо, коли на прийомі присутні жінки. Перевагою круглого столу є й те, що гостям за ним зручно спілкуватись між собою, але якщо їх не більше 12-ти (діаметр стола в цьому випадку має бути 2,70 м). Зауважимо, що число 12 вважається застільним числом. За стіл не прийнято садити тринадцять осіб. З чотирнадцятьма запрошеними особами є ризик, що, якщо один гість не прийде, господиня потрапить у складну ситуацію, оскільки гостей буде тринадцять. За овальним столом почесне місце може знаходитись у центрі або з боків. Квадратний стіл використовують, якщо число учасників прийому кратне чотирьом. В іншому випадку гості отримають неоднаковий простір за столом, що може сприйматись ними неоднозначно.

Для того, щоб гість міг швидко знайти своє місце за столом, а також знав, хто буде його сусідом, біля входу на невеликому столику виставляється план розсаджування. У відповідності до плану кожне місце за столом означене кувертною карткою - це невеликий білий прямокутник із твердого паперу з написаними від руки або надрукованими прізвищами учасників прийому. Картки кладуть на найвищі бокали для того, щоб гостям було легше знайти свої місця за столом.

Протокол вимагає дотримання службового або громадського становища гостей, оскільки порушення ієрархії гостей може сприйматися як свідома образа не лише гостя, але і сторони, яку вона представляє. Історія знає чимало прикладів, коли причиною інцидентів було порушення правил розміщення гостей за столом. Відомі випадки, коли керівники делегацій, бізнесмени, обурені тим, що їм підводилось менш почесне місце, ніж те, на яке вони розраховували, залишали прийом і сповіщали кореспондентів про неповагу, яка була виявлена по відношенню до країни, яку вони представляють.

Розсаджуючи гостей за столом, необхідно дотримуватись певних правил:

почесним є місце навпроти вхідних дверей, а якщо двері розміщуються збоку - на стороні столу, поверненої до вікон;

якщо прийом організовується у ресторані,тоді почесного гостя садять обличчям до зали й оркестру;

найменш почесними вважаються місця на торцях столу, за винятком тих випадків, коли господар один очолює стіл, тому садити на ці місця гостей, а особливо жінок, не прийнято. Якщо ж виникають труднощі з розсаджуванням та існує необхідність використати місця на торцях столу, то їх можуть зайняти господар і господиня прийому;

на діловій гостині, де присутні тільки чоловіки, першим є місце справа від господаря, другим - зліва від нього. Якщо господар хоче оточити особливою увагою гостя дуже високого чину, він може посадити його в якості голови столу навпроти себе. Наступним найбільш почесним місцем в цьому випадку буде місце справа від господаря;

якщо на прийомі присутня господиня дому, то, як правило, запрошуються жінки всіх присутніх. В цьому випадку першим вважається місце справа від господині, другим - справа від господаря;

якщо жінка присутня на гостині в якості дружини, то її розміщують у відповідності з статусом чоловіка;

якщо жінка має вищий статус, ніж у її чоловіка, то вона займає відповідно до свого статусу місце за столом, а її чоловік в такому випадку сідає серед мужчин у відповідності з рангом своєї дружини;

якщо сніданок або обід проводяться під час двосторонньої наради, можливе розсаджування однієї делегації навпроти іншої. При цьому голови делегацій сідають також навпроти;

не можна садити поряд за стіл двох іноземців з однієї країни;

жінка ніколи не повинна сидіти біля жінки, а чоловік - біля своєї дружини;

прийнято розсаджувати подружжя на одній стороні столу, а якщо на різних, то не навпроти;

не бажано приходити на прийом з розсаджуванням раніше вказаного часу, але якщо так сталося, необхідно почекати десь поблизу.

Запрошені у визначений час збираються в окремому приміщенні. Зазвичай, протягом перших 15-20-ти хвилин їх знайомлять, пропонують охолоджувальні напої (соки, коктейлі) та легенькі закуски. Цей час можна використати для розмови з учасниками гостини, з якими не буде можливості поговорити за столом. Потім гостей проводять до столу: жінок супроводжує господиня, а мужчин - господар. Гості можуть сідати за стіл тільки після того, як це зробить господиня і господар.

Запізнення на прийом вважається порушенням етикету і може сприйматися як образа. Чекають особу, яка запізнюється, не більше визначеного часу, потім гостей запрошують до столу. Якщо ж обставини примусили гостя трохи затриматись і він приїздить, коли прийом вже розпочався, йому необхідно підійти до господині та господаря, розказати без зайвих деталей про причину свого запізнення, привітати їх, вклонитися присутнім і зайняти відповідне йому місце. В такому випадку цій особі подають те ж блюдо, що в той час іншим.

Під час дипломатичної гостини не прийнято проводити попередньо не узгоджені вирішальні переговори щодо цілей та умов того чи іншого контракту. І цілком не тактовно вести такі переговори після вживання алкогольних напоїв.

На прийомах з розсаджуванням прийнято обмінюватися тостами, які промовляються після десерту, коли гостям налито шампанське. Можна обмінюватися тостами і на інших видах прийомів, однак в цих випадках вони промовляються не раніше 10-15-ти хвилин після початку прийому. Основою тосту може бути комплімент, доречний жарт, анекдот або згадка. Головне, щоб у ньому відчувалась теплота і симпатія.

Слово “тост» в українській мові запозичене. Свою історію воно почало в латинській мові, де рanis tostus означало буквально “хліб підсмажений”. Потрапивши до англійської мови, латинське tostus набуло вигляду toast і, крім “шматок хліба, підсмажений на вогні”, обросло іншими значеннями, зокрема стало означати “застільне побажання з пропозицією випити чарку” (у старі часи мешканці Британських островів перед тим, як випити вино, опускали в нього шматок підсмаженого хліба, щоб напій набрався хлібного аромату).

Перший протокольний тост виголошує господар. Як правило, тост включає такі елементи: вітання почесного гостя; загальні положення щодо причини зустрічі; загальноприйняту форму побажання главі держави (керівнику фірми) та почесним гостям; побажання процвітання їхній країні (фірмі) та щастя народу. Тост у відповідь має, в свою чергу, включати: подяку за виявлену гостинність; підкреслення зацікавленості в зустрічі та запевнення у взаємності дружніх почуттів; добрі побажання главі держави (керівнику фірми), почесним гостям, побажання процвітання народу та країні (фірмі).

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31